Datapolitik for H.C. Andersen Samfundet i Odense

27. april 2026
 
 
Denne datapolitik beskriver, hvordan H.C. Andersen Samfundet i Odense behandler personoplysninger om foreningens medlemmer i overensstemmelse med EU’s databeskyttelsesforordning (GDPR).
 

1. Dataansvarlig

H.C. Andersen Samfundet i Odense
Odense, Danmark
 
Foreningen er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger om medlemmer.

2. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Vi behandler almindelige personoplysninger om foreningens medlemmer, herunder:
  • Fornavn
  • Efternavn
  • E-mailadresse
  • Postnummer
Derudover behandles oplysninger om:
  • Medlemsstatus
  • Betalinger af medlemskontingent og arrangementer
Vi behandler ikke følsomme personoplysninger.

3. Formål med behandlingen

Vi behandler personoplysninger for at kunne:
  • Administrere medlemskab af H.C. Andersen Samfundet i Odense
  • Opkræve og registrere medlemskontingent
  • Administrere tilmelding til arrangementer
  • Kommunikere relevant information om foreningens aktiviteter

4. Retsgrundlag

Behandlingen af personoplysninger sker på følgende grundlag:
  • Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af en aftale – medlemskab)
  • Artikel 6, stk. 1, litra f (foreningens legitime interesse i at drive og administrere foreningen)
Udsendelse af nyhedsbreve sker alene på baggrund af medlemmets samtykke.

5. Systemer og databehandlere

Foreningen anvender følgende systemer i forbindelse med behandling af personoplysninger:

Overgangsperiode (midlertidigt system)

Som led i foreningens overgang fra et tidligere medlemsregister i foreningens ældre hjemmeside (Drupal CMS) til et nyt medlems- og betalingssystem (MinForening) opbevares der i en overgangsperiode fortsat medlemsoplysninger i det tidligere system.
Disse oplysninger anvendes udelukkende med henblik på:
  • migrering af medlemmer til MinForening
  • udsendelse af invitationer til, at medlemmer kan aktivere deres medlemskonto i MinForening
Det tidligere system afvikles løbende, efterhånden som medlemmerne er overført og aktiveret i MinForening, og forventes ikke at indeholde medlemsdata efter overgangsperioden.
  • MinForening – medlemsadministration, arrangementer og betaling
  • MobilePay – håndtering af betalinger
  • Mailchimp – udsendelse af nyhedsbreve og invitationer
  • Foreningens hjemmeside (Drupal CMS) - offentlig information om foreningen og dens aktiviteter
Hjemmesiden anvendes ikke til løbende medlemsadministration, men kan indeholde tekniske logdata.
 
Foreningen anvender leverandører, der overholder gældende databeskyttelseslovgivning, og hvor relevant er der indgået databehandleraftaler.

6. Ingen automatisk synkronisering

Der sker ingen automatisk synkronisering af personoplysninger mellem:
  • Foreningens hjemmeside
  • MinForening
  • Mailchimp
Medlemsoplysninger vedligeholdes primært i MinForening, som er foreningens centrale medlems- og betalingssystem.

7. Opbevaring og sletning

Vi opbevarer personoplysninger:
  • Så længe medlemskabet er aktivt
  • I en begrænset periode efter udmeldelse, af hensyn til regnskab og dokumentation
Herefter slettes oplysningerne.

8. Dine rettigheder

Som registreret har du ret til:
  • At få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
  • At få urigtige oplysninger rettet
  • At få oplysninger slettet
  • At få behandlingen begrænset
  • At gøre indsigelse mod behandlingen
  • At få udleveret dine oplysninger (dataportabilitet)

Henvendelser vedrørende personoplysninger kan rettes til foreningen via den angivne e-mailadresse.

9. Ændringer

Denne datapolitik kan løbende blive opdateret. Den til enhver tid gældende version vil være tilgængelig via foreningens officielle kanaler.